informatikus A Quaestura Hallgatói Ügyfélszolgálati Iroda információs és elektronikus ügyintézésre szolgáló online felülete, a Q-Tér, amelynek kialakítására még 2010-ben került sor, az elmúlt években már egyre kevésbé volt képes kielégíteni a felhasználói (elsősorban, de nem kizárólag hallgatói) igényeket. A Minőségügyi Iroda irányítása alatt minden évben elvégzett hallgatói igény-és elégedettség-mérésekben a hallgatók által megfogalmazott észrevételek, kritikák és igények is egyre sürgetőbbé tették egy új honlap megalkotását. A fejlesztés végül 2024 márciusában indult el az ELTE több szervezeti egységének szoros együttműködésével. A munka oroszlánrészét, a fejlesztői feladatokat a Tanulmányi és Hallgatói Ügykezelő Rendszer Főosztály (THÜRF) munkatársai vállalták magukra, de a napjainkban egyre nagyobb teret kapó gépi tanulás alkalmazása is „bevetésre” került. A 10 hónapon át tartó fejlesztést és tesztelést követően az új honlap élesítésére 2025. február 1-jén került sor, ettől kezdve a hallgatók már az új, neptun.elte.hu/qter felületen érik el a Quaestura által közzétett tájékoztatókat, és itt jelenthetik be online is intézhető ügyeiket.
Miben más az új Q-Tér, mint a régi? Melyek a legfontosabb újítások az ügyfelek (hallgatók) és az ügyintézők számára? Erről kérdeztük Zaka Ferencet, a THRÜF főosztályvezetőjét.
A fejlesztés több okból is elengedhetetlenné vált mostanra. Amellett, hogy a régi Q-Tér technológiailag nem volt alkalmas a mobilos böngészőkkel való együttműködésre, a kiszolgált folyamatok újragondolása is időszerű volt már.
Az új Q-Tér Neptunnal való szorosabb integráltsága több előnnyel is jár. Homogénebb lett a környezet a felhasználók számára, nem kell más honlapot is meglátogatniuk az ügyintézéshez a neptun.elte.hu mellett, amelynek a használata a tanulmányokhoz amúgy is elengedhetetlen. Ezzel lehetővé vált, hogy a neptun.elte.hu különféle jelzéseket, figyelmeztetéseket jelenítsen meg a belépett felhasználónak a Q-teres ügyei aktuális státuszáról.
Tekintettel arra, hogy a Neptun a Felsőoktatási Információs Rendszerrel (FIR) összeköttetésben áll, ami pedig különféle kormányzati szakrendszerekhez kapcsolódik, lehetővé válik, hogy a szakrendszerek adattartalmát alapul véve a FIR-en keresztül visszaérkező esetleges problémák automatikusan Q-teres ügyeket indítsanak. Például a FIR segítségével kiderülhet, hogy egy hallgatónak hiányzik a TAJ-száma a szakrendszerekből, emiatt egészségügyi ellátásra nem jogosult. Ez alapján emberi beavatkozás nélkül keletkezhet egy ügy a Q-Térben, így a hallgató értesítést kaphat minderről, és elindulhat a TAJ-szám pótlásának folyamata.
Mindez most még a jövő zenéje, de az új Q-Tér hadrendbe állításával megnyílt az út az ehhez hasonló, nem látványos, háttérben megbúvó, de annál hasznosabb funkciók létrehozása előtt.
A fejlesztés tehát nem áll meg az éles indulással, az elkövetkező hónapok során további funkciók implementálása és a meglevők finomhangolása fog folyni a háttérben.
Hogyan kapcsolódik a gépi tanulás az új Q-Tér munkájához? Erre a kérdésre Fehér Zsuzsanna, az Alkalmazott Mesterséges Intelligencia és Folyamatszervezési Központ projektmenedzsere adja meg a választ.
Az új Q-Térben az elődjénél már elindult elektronikus ügyintézési lehetőség lett kibővítve egy, az ELTE BTK-n működő Digitális Örökség Nemzeti Laboratórium (továbbiakban DH-LAB) által fejlesztett optikai karakterfelismerési megoldással (OCR). Ennek alkalmazásával a hallgatók által az elektronikus ügyintézés során feltöltött személyi okmányok adatai automatikusan kiolvasásra és– a Q-Tér rendszerével együttműködve – a Neptunban szereplő adatokkal összehasonlításra kerülnek. Ezzel a Q-Tér ügyintézőit sok „kattintgatástól” kíméljük meg, sőt van olyan adat, amelyet – ügyintézői jóváhagyás esetén – a rendszer rögtön a Neptunban tud rögzíteni. Az alkalmazás 97,5 %-os pontossággal dolgozik, ami annak köszönhető, hogy a tavalyi év során ELTE-s hallgatók közreműködésével a rendszer egy betanítási fázison esett át.
Összességében elmondható, hogy az új Q-Tér mind arculatában, mind funkcionalitásában alkalmas a jelenlegi hallgatói igények kielégítésére, de magában hordozza a további fejlesztés lehetőségeit. Reméljük, hogy a hallgatók is elégedettek lesznek az új felület hatékonyságával, és adminisztratív ügyeik intézéséhez örömmel választják az elektronikus alternatívát!
Kiemelt kép forrása: ELTE ÁJK honlapja.
Cikkben szereplő kép forrása: unsplash.com.
